PELAKSANAAN MONITORING : MENJAGA KONSISTENSI PERENCANAAN DAN PELAKSANAAN PROGRAM DAN KEGIATAN
Jayapura - Kepala Bidang Pengendalian dan Evaluasi Bappeda Provinsi Papua, Verra Wanda, dalam satu kesempatan wawancara pada awal November 2021 menyatakan bahwa monitoring dan evaluasi merupakan salah satu tugas pokok dan fungsi dari Bappeda sebagai pengendali program dan kegiatan yang langsung diperintahkan oleh Gubernur. “Gubernur dapat melakukan monitoring melalui Bappeda dengan melibatkan berbagai pihak yang dipandang perlu dan berkepentingan secara proaktif (partisipatif) untuk melihat secara langsung serta memberi masukan dan perbaikan sesuai dengan peruntukannya. Sebagai contoh, monitoring kolaborasi yang juga melibatkan Akademisi, Inspektorat, Lembaga Swadaya Masyarakat, dan juga Dewan Perwakilan Rakyat”, lanjutnya.
Tujuan dari dilaksanakannya monitoring adalah untuk mengkaji kesesuaian antara perencanaan dan pelaksanaan dari suatu kegiatan, mengidentifikasi masalah yang timbul sehingga dapat langsung diatasi, melakukan penilaian terkait ketepatan pola dan manajemen yang digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan, mengetahui keterkaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan, menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah tanpa menyimpang dari tujuan atau tujuan yang disederhanakan untuk mendapat umpan balik bagi kebutuhan program yang sedang berjalan, dan untuk mengetahui kesenjangan antara perencanaan dan target. Lebih jauh, Wanda menjelaskan bahwa, “Pada saat monitoring, ada 3 (tiga) komponen yang jadi pemantauan, yaitu memantau perkembangan realisasi penyerapan dana, memantau realisasi pencapaian target keluaran (output), dan juga memantau kendala yang dihadapi dan tindak lanjutnya”.
Mekanisme pelaksanaan monitoring dimulai dari pelaksanaan rencana sampai dengan administrasi dan selanjutnya hasil monitoring secara berjenjang dilaporkan pada penanggungjawab program. Aktivitas monitoring dilaksanakan guna menggali lebih dalam data dan informasi yang berkaitan dengan analisa ketercapaian kinerja program jika dibandingkan dengan rencana program serta identifikasi permasalahan dan upaya pemecahannya dalam pelaksanaan program. Adapun Langkah-langkah dalam melaksanakan monitoring, yaitu penentuan tujuan, penentuan target atau kelompok sasaran, penentuan perencanaan kerja, penentuan kriteria monitoring dan evaluasi yang dipakai, pengumpulan data, analisa data dan penulisan kesimpulan serta rekomendasi.
Sebelum dilaksanakannya monitoring maka terlebih dahulu perlu dilakukan beberapa persiapan, terutama terkait administrasi, seperti membuat Term of Reference (ToR) sebagai kerangka acuan kegiatan, mempersiapkan tim, mempersiapkan surat pemberitahuan dan juga jadwal kegiatan. Sementara itu, untuk pelaksanaan monitoring meliputi pembahasan meja dan turun lapangan yang kemudian hasilnya akan dituangkan dalam laporan hasil pelaksanaan monitoring. “Idealnya, monitoring dilakukan oleh petugas yang memahami konsep tentang maksud dan tujuan monitoring, yang dapat memahami teori dengan baik, mengetahui proses serta pengalaman dalam melaksanakan monitoring agar hasilnya sahih dan handal”, jelas Wanda.
Terkait waktu pelaksanaan monitoring, Bappeda Provinsi Papua melaksanakannya secara kontinu dan berkelanjutan agar tidak kehilangan momen yang terjadi. Wanda menjelaskan bahwa, “Selama ini pelaksanaan monitoring meja dan monitoring lapangan dilakukan sesuai dengan rencana, yaitu 2 (dua) kali dalam setahun, namun sewaktu-waktu disesuaikan dengan kebutuhan. Sesuai dengan rencana, maka monitoring meja sebanyak 2 (dua) kali dalam 1 (satu) tahun anggaran dan sudah dilaksanakan untuk semester pertama pada bulan Juni 2021 serta untuk semester kedua pada bulan November 2021 dengan progress sementara telah mencapai 100 persen karena untuk semester kedua telah terlaksana dengan baik. Sementara itu, untuk monitoring lapangan direncanakan pelaksanaannya pun 2 (dua) kali dalam 1 (satu) tahun anggaran dan tahap pertama telah dilaksanakan pada bulan September sampai dengan bulan Oktober 2021. Sedangkan tahap kedua rencananya akan dilaksanakan pada minggu pertama dan minggu kedua bulan Desember 2021. Progresnya sejauh ini telah mencapai 75 persen karena tinggal pelaksanaannya saja”.
Secara umum, kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan monitoring lapangan saat ini adalah keterbatasan dana sehingga tim tidak dapat melihat secara keseluruhan kegiatan-kegiatan yang dilakukan di hampir 29 Kabupaten/Kota, beberapa daerah yang keadaan keamanannya belum kondusif, pendampingan PPTK kegiatan SKPD pelaksana kegiatan, pandemi Covid-19 yang terjadi 2 (dua) tahun belakangan ini, data turun lapangan yang kurang valid, serta pemahaman dari tim dalam pelaksanaan monitoring.
Pada bagian akhir dari sesi wawancara ini, tidak lupa Wanda menjelaskan tentang manfaat dari pelaksanaan monitoring, yaitu membantu dalam penentuan langkah-langkah yang berkaitan dengan kegiatan selanjutnya, sebagai dasar untuk melakukan monitoring dan evaluasi selanjutnya, membantu untuk mempersiapkan laporan dalam waktu yang singkat, mengetahui berbagai kekurangan yang perlu diperbaiki dan menjaga kinerja yang sudah baik, serta sebagai dasar informasi yang penting untuk melakukan evaluasi kegiatan.
